УТВЕРЖДЕНО

приказом начальника

Управления Судебного департамента

в Архангельской области и 

Ненецком автономном округе

от 30.06.2021 № 117-ос

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документационного обеспечения и контроля

Управления Судебного департамента в Архангельской области и Ненецком автономном округе

I. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения и контроля (далее - Отдел) является  самостоятельным структурным подразделением Управления Судебного департамента в Архангельской области и Ненецком автономном округе (далее - Управление).

1.2. Работа Отдела организуется на основе планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, а также персональной ответственности каждого гражданского служащего за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.3. Отдел находится в непосредственном подчинении начальника Управления, который курирует деятельность отдела.

1.4. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, приказами и распоряжениями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, начальника Управления, а также настоящим Положением.

1.5. Положение об Отделе, его структура, штатное расписание утверждается начальником Управления.

1.6. Квалификационные требования, должностные обязанности, права, полномочия и ответственность начальника и других гражданских служащих Отдела устанавливаются должностными регламентами.

2. Основные задачи и функции Отдела

2.1. Основными задачами Отдела является:

- обеспечение четкой организации работы с документами в Управлении в соответствии с требованиями (ЕГСДОУ);

- организация и обеспечение документооборота в Управлении (прием, регистрацию, организацию прохождения, контроль исполнения входящих документов; регистрацию и отправку исходящих документов);

- осуществление контроля за соблюдением в служебных документах норм государственного языка Российской Федерации;

- организация и ведение делопроизводства в Управлении, с применением подсистемы «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие»;

- организация системы контроля сроков исполнения мероприятий, служебных поручений, документов с оформлением контрольной корточки в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие» и на бумажном носителе;

- организация планирования работы Управления, обеспечение проведения оперативных совещаний;

- организация планирования ежемесячной работы отделов Управления, составления отчетов по выполнению планов;

- организация составления отчетов Управления о ходе выполнения планов основных организационных мероприятий, оперативных совещаний;

- осуществление  контроля своевременного представления в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации статистической, ведомственной  и иной отчетности;

- разработка методических рекомендаций, положений, инструкций по вопросам планирования и контроля, ведения делопроизводства в Управлении;

- осуществление сбора и обобщения передового опыта в организации планирования, контроля и делопроизводства в Управлении;

- организация составления и утверждения номенклатуры дел Управления на календарный год;

- организация  работы ведомственного архива Управления в соответствии с установленными требованиями;

- организация приема граждан руководством Управления;

-осуществление контроля за исполнением поручений по обращениям (запросам) граждан и организаций;

- рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан (организаций) в пределах своей компетенции, ведение их централизованного учета;

- организация работы жилищной комиссии (ведение учетных дел, протоколов и т.д.);

- организация работы  территориальной подкомиссии по рассмотрению вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим судов общей юрисдикции и Управления  единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (ведение учетных дел, составление протоколов, издание приказов, составление учетных карточек).

2.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами и в пределах, установленных настоящим Положением, осуществляет следующие функции:

- участвует в подготовке проектов нормативных правовых и иных правовых актов, разрабатываемых подразделениями Управления;

- обеспечивает регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие», в том числе  по обращениям и запросам граждан и организаций в соответствии с требованиями Инструкции «О порядке рассмотрения обращений и запросов граждан в Управлении»;

- организует и практически осуществляет постановку служебных документов на контроль;

- оформляет контрольные карточки в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие» и на бумажном носителе;

- обеспечивает предупредительный контроль исполнения поручений в Управлении;

- организует составление планов работы Управления (основных организационных мероприятий, проведения оперативных совещаний);

-  осуществляет контроль  предоставления планов работы структурных подразделений Управления;

- организует работу оперативных совещаний Управления с составлением  протокола, осуществляет контроль над выполнением принятых на совещаниях  решений;

- организует проведение селекторных совещаний с администраторами районных (городских), гарнизонных военных судов с последующим составлением и утверждением протокола;

- формирует в установленные сроки годовой отчет о работе Управления;

- формирует  отчеты о ходе выполнения мероприятий планов основных организационных мероприятий, оперативных совещаний за полугодие;

- составляет сводку учета входящей  и исходящей документации;

- ведет работу по организации передачи на архивное хранение оконченных производством дел Управления;

- организует работу экспертной комиссии Управления;

- осуществляет соблюдение нормативных режимов хранения документов в архиве Управления, их приема и выдачи в соответствии с установленными правилами;

- осуществляет сбор сведений для составления номенклатуры дел Управления на календарный год, составляет сводную номенклатуру дел;

- осуществляет подготовку и передачу на государственное хранение документов Управления, формирует сводные описи дел постоянного и временного хранения, а также для передачи документов на постоянное хранение;

- рассматривает  предложения, заявления и жалобы граждан (организаций) в пределах своей компетенции, ведет их централизованный учет;

- организует прием граждан руководством Управления;

- осуществляет формирование и ведение учетных дел судей и государственных служащих, протоколов жилищной комиссии, территориальной  подкомиссии по рассмотрению вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим судов общей юрисдикции и Управления  единовременной субсидии на приобретение жилого помещения;

- выполняет поручения начальника Управления, относящиеся к компетенции Отдела.

3. Полномочия отдела

3.1. В пределах своей компетенции Отдел взаимодействует:

 - со структурными подразделениями Управления;

 - с Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации, органами судейского сообщества, федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятиями, организациями, учреждениями и должностными лицами;

 - с судьями Архангельского областного суда и суда Ненецкого автономного округа, председателями судов, судьями и гражданскими служащими районных (городских) судов и гарнизонными военными судами;

- с правоохранительными  и другими государственными органами в пределах компетенции отдела;

- с отделениями почтовой связи.

4. Права отдела

4.1. Запрашивать в установленном порядке у судов, государственных и иных органов, учреждений и организаций, должностных лиц, а также структурных подразделений Управления необходимые для осуществления своей деятельности документы и материалы.

4.2.Привлекать по согласованию с начальниками соответствующих отделов отдельных работников для подготовки руководству Управления проектов документов.

4.3.Давать указания исполнителям о доработке некачественных проектов приказов, инструкций, распоряжений и других документов правового характера на соответствие требованиям государственной системы документационного обеспечения управления и нормам государственного языка Российской Федерации;

4.4.Представлять Отдел во всех государственных и общественных организациях.

4.5.Разрабатывать и представлять должностные регламенты на работников отдела.

5. Руководство Отделом

5.1. Начальник отдела:

-  несет ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

- устанавливает меру персональной ответственности за выполнение сотрудниками Отдела отдельных видов работ и конкретных поручений;

- распределяет обязанности между работниками  Отдела;

- подготавливает необходимые документы для аттестации гражданских служащих Отдела;

- выносит на рассмотрение начальника Управления предложения о совершенствовании организации работы Отдела, поощрении работников  Отдела и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.

6. Заключительные положения

6.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел.

6.2. Работники Отдела обязаны соблюдать законодательство о труде, требования должностных регламентов, правил служебного распорядка и этических норм поведения государственного служащего, хранить конфиденциальную информацию, повышать свою квалификацию.

6.3. Начальник и другие служащие Отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

6.4.  За ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей на начальника отдела и сотрудников отдела могут налагаться дисциплинарные взыскания в соответствии с трудовым законодательством и Федеральным законом от 27.07.2004  № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».